Bằng khen đẹp nhưng khung xấu, giá trị vinh danh giảm đi bao nhiêu

Bằng khen đẹp nhưng khung xấu, chuyện thường gặp

Doanh nghiệp đầu tư thiết kế bằng khen chỉn chu, in trên giấy mỹ thuật định lượng cao. Đến khâu khung thì chọn loại rẻ nhất trong báo giá, vì nghĩ khung chỉ là phần phụ.

Kết quả là người nhận cầm một tờ giấy đẹp trong một chiếc khung nhựa mỏng, viền cong vênh, mặt kính có vệt. Cảm nhận về giá trị vinh danh giảm ngay từ lúc trao, và hình ảnh trong những tấm ảnh chụp tại buổi lễ cũng kém đi.

Khung lại là phần giữ được lâu hơn tờ giấy bên trong, và là phần người khác nhìn thấy đầu tiên khi bằng khen được treo lên tường. Với nhiều người nhận, tấm bằng khen sẽ ở trên tường nhà hay văn phòng trong nhiều năm, nên chiếc khung chính là cách doanh nghiệp tiếp tục hiện diện sau buổi lễ.

Ba nguyên nhân khiến khung bằng khen bị chọn sai

Thứ nhất, khung nằm ở dòng cuối trong báo giá nên bị duyệt qua loa. Phần lớn thời gian xét duyệt dồn vào thiết kế và nội dung bằng khen, còn khung được chọn theo giá.

Thứ hai, kích thước khung không khớp khổ giấy in. Khổ A4 và A3 là chuẩn, nhưng bằng khen thiết kế riêng đôi khi lệch vài centimet, dẫn đến viền thừa hoặc phải cắt giấy, làm lệch bố cục đã duyệt.

Thứ ba, không xem mẫu thật. Ảnh sản phẩm trên báo giá không cho thấy độ dày viền, chất lượng mặt kính hay độ hoàn thiện ở các góc khung. Đây là những thứ chỉ thấy được khi cầm trên tay.

Một nguyên nhân ít được nhắc tới là đặt bằng khen và khung ở hai nơi khác nhau. Nơi in bằng khen không biết khung sẽ dày bao nhiêu, nơi làm khung không biết bố cục bằng khen thế nào, và chỉ khi lồng giấy vào khung mới thấy chữ ký hay con dấu bị viền che mất một phần.

Cả ba nguyên nhân có chung một gốc: khung được xem là phần phụ của bằng khen. Thực tế, với người nhận, khung và giấy là một món quà, và họ đánh giá cả hai cùng lúc.

Cách kiểm tra khung bằng khen trước khi đặt

1. Chốt khổ giấy in bằng khen trước, rồi mới chọn khung theo khổ đó.
2. Yêu cầu một khung mẫu kèm một tờ bằng khen in thật, xem cả bộ hoàn chỉnh.
3. Kiểm tra độ dày viền và chất liệu mặt: kính cường lực hay mica.
4. Hỏi khung có móc treo sẵn không, và treo được cả chiều ngang lẫn chiều dọc không.

Bước xem mẫu hoàn chỉnh quan trọng nhất. Nhìn một bộ thật mất vài phút, còn phát hiện sau khi nhận đủ số lượng thì không còn kịp sửa trước buổi lễ.

Nên hỏi thêm về lớp lót phía sau và cách cố định tờ giấy trong khung. Một chiếc khung có lớp lót cứng và chốt giữ chắc chắn giúp bằng khen không bị xô lệch khi vận chuyển, và không cong vênh khi treo lâu trong môi trường ẩm.

Bố cục bằng khen cũng nên chừa lề đủ rộng cho phần viền khung che. Một khoảng lề khoảng một đến hai centimet ở mỗi cạnh giúp chữ ký, con dấu và tên người nhận không bị viền che, dù khung có viền dày hay mỏng.

Với khung có in hoặc khắc logo doanh nghiệp trên viền, logo nên nhỏ và đặt ở góc dưới. Bằng khen là lời ghi nhận dành cho người nhận, logo quá nổi bật trên khung sẽ làm lệch trọng tâm đó.

So sánh các loại khung bằng khen

Khung gỗ tự nhiên hợp với không gian văn phòng truyền thống, cho cảm giác trang trọng. Khung kim loại hợp với không gian hiện đại, bền hơn trong điều kiện ẩm và ít cong vênh theo thời gian.

Khung nhựa tiết kiệm chi phí nhưng dễ bị đánh giá thấp hơn nội dung bên trong. Nếu buộc phải dùng vì ngân sách, nên chọn loại có viền dày và mặt mica dày, tránh loại viền mỏng dễ cong.

Màu khung nên hợp với màu chủ đạo của bằng khen. Khung gỗ nâu trầm hợp với bằng khen tông kem và vàng, khung kim loại màu bạc hay đen hợp với bằng khen thiết kế hiện đại. Một chiếc khung lệch tông sẽ làm tấm bằng khen trông như được ghép vội từ hai nơi.

Về mặt khung, kính cho độ trong và cảm giác cao cấp hơn, nhưng nặng và dễ vỡ khi vận chuyển. Mica nhẹ, an toàn hơn khi gửi tới nhiều nơi, nhưng dễ trầy hơn kính.

Cách xử lý khi khung đã về không như ý

Nếu khung lệch khổ giấy, phương án nhanh là in lại bằng khen theo đúng khổ khung, thường rẻ và nhanh hơn đổi khung.

Nếu chất lượng khung kém rõ so với mẫu đã duyệt, nên trao đổi lại với nhà cung cấp trước khi thanh toán phần còn lại. Đây cũng là lý do nên giữ lại khung mẫu đã duyệt để đối chiếu.

Khi nhận hàng, nên mở ngẫu nhiên vài khung trong mỗi thùng, kiểm tra góc khung có khít không, mặt kính hay mica có trầy không, và tờ bằng khen có nằm ngay ngắn không. Phát hiện sớm vài chiếc lỗi giúp kịp đổi trước buổi lễ, thay vì phát hiện ngay trên sân khấu.

Nếu buổi lễ đã cận kề và không kịp đổi, dùng khung hiện có cho buổi trao, rồi gửi khung mới cho người nhận sau, kèm lời nhắn của ban tổ chức. Với buổi lễ có nhiều hạng mục quà vinh danh, thời gian chuẩn bị từng khâu được trình bày trong bài viết Lễ tổng kết cuối năm đến sát ngày mới lo quà vinh danh, thời gian có còn đủ.

Khung tương xứng với lời ghi nhận

Với doanh nghiệp trao bằng khen hằng năm, chọn một mẫu khung cố định giúp các bằng khen qua nhiều năm đồng bộ với nhau khi được treo cạnh nhau, và rút ngắn thời gian duyệt mẫu cho những năm sau.

Khung bằng khen không nên là dòng cuối cùng được duyệt trong báo giá. Chọn khung theo khổ giấy, xem một bộ hoàn chỉnh trước khi đặt, và chọn chất liệu hợp với nơi bằng khen sẽ được treo là ba việc giúp lời ghi nhận được trao đi một cách tương xứng.

Một món quà vinh danh được chuẩn bị chu đáo, khắc đúng tên, đúng chức danh, trao đúng khoảnh khắc, là lời ghi nhận mà người nhận giữ lại nhiều năm sau buổi lễ.

Đó cũng là cách Quà Tâm Việt chuẩn bị các set quà vinh danh cho lễ tổng kết và chương trình ghi nhận thâm niên: cúp pha lê, huy chương, khung bằng khen và bút ký khắc tên theo danh sách doanh nghiệp gửi, duyệt mẫu trước khi khắc số lượng, để khoảnh khắc ghi nhận được trọn vẹn.