Quà Tết kèm lịch để bàn hoặc sổ tay, có nên gộp chung hộp

Quà Tết kèm lịch để bàn nên gộp chung hay trao riêng

Lịch để bàn và sổ tay năm mới thường được trao cùng dịp với quà Tết, nên câu hỏi gộp chung một hộp hay trao riêng xuất hiện ở hầu hết doanh nghiệp. Nguyên tắc chung khá rõ ràng: khi người nhận lịch và người nhận quà Tết là cùng một nhóm, gộp chung tạo nên một set quà trọn vẹn. Khi hai nhóm khác nhau, trao riêng giúp mỗi món quà đến đúng người.

Quyết định này ảnh hưởng tới nhiều khâu hơn doanh nghiệp thường nghĩ: kích thước hộp quà, chi phí vận chuyển, cách tổ chức buổi trao quà, và cả thời điểm người nhận bắt đầu dùng cuốn lịch của năm mới.

Vì vậy, nên quyết định gộp hay tách ngay khi lập danh sách người nhận, trước khi chọn mẫu hộp quà Tết.

Gộp chung lịch để bàn vào hộp quà Tết, khi nào phù hợp

Khi gộp chung, quà Tết, lịch để bàn và sổ tay nằm trong một hộp lớn hơn, được trao một lần. Doanh nghiệp tiết kiệm được một lớp bao bì và một lần đóng gói, và chỉ cần tổ chức một buổi trao quà.

Ưu điểm lớn nhất là cảm giác trọn vẹn. Người nhận mở một hộp quà có đủ những món dành cho năm mới, thay vì nhận hai phần rời rạc vào hai thời điểm khác nhau.

Hạn chế là hộp phải lớn hơn để chứa lịch, làm tăng chi phí vận chuyển khi số lượng lớn hoặc khi giao tới nhiều chi nhánh. Lịch để bàn cũng có kích thước không đồng nhất giữa các mẫu, thường dao động từ 14 đến 21cm chiều ngang, nên thiết kế hộp phải bám theo đúng mẫu lịch đã chọn.

Khi gộp chung, cách xếp trong hộp cũng cần được tính trước. Lịch và sổ tay nên nằm ở một ngăn riêng hoặc được ngăn cách với thực phẩm bằng một lớp lót, vì giấy in dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm, dầu từ bánh mứt hay các loại hạt. Một hộp có ngăn định hình rõ ràng giữ cho cả lịch và quà Tết còn nguyên vẹn tới tay người nhận.

Gộp chung phù hợp khi người nhận lịch và người nhận quà Tết là cùng một nhóm, và số lượng không quá lớn để chi phí vận chuyển tăng đáng kể. Một ví dụ điển hình là quà cho nhân viên văn phòng, trao trong cùng buổi tổng kết cuối năm.

Trao riêng lịch và quà Tết, khi nào phù hợp

Khi trao riêng, quà Tết nằm trong một hộp, còn lịch để bàn và sổ tay được trao riêng, thường sớm hơn, vào đầu tháng 12. Hộp quà Tết giữ được kích thước gọn, chi phí vận chuyển thấp hơn, và cuốn lịch đến tay người nhận đúng lúc để dùng trọn năm mới.

Thời điểm nhận lịch là điều hay bị bỏ qua. Một cuốn lịch nhận vào cận Tết Nguyên Đán đã mất gần hai tháng sử dụng của năm dương lịch mới. Trao lịch từ đầu tháng 12 giúp người nhận đặt nó lên bàn làm việc ngay từ ngày đầu tiên của năm.

Đổi lại, doanh nghiệp phải đóng gói và trao quà hai lần. Trao riêng phù hợp khi lịch phát cho toàn bộ nhân viên nhưng quà Tết chỉ dành cho một số nhóm, hoặc khi doanh nghiệp muốn lịch đến tay sớm.

Để hai lần trao không phát sinh sai sót, doanh nghiệp nên dùng chung một danh sách người nhận và địa chỉ giao cho cả lịch lẫn quà Tết. Danh sách được chốt một lần từ đầu, mọi thay đổi sau đó cập nhật vào cùng một nơi, tránh trường hợp người nhận có lịch mà thiếu quà, hoặc ngược lại.

Với đối tác, trao riêng thường là lựa chọn hợp lý hơn. Cuốn lịch gửi đầu tháng 12 là một lời chào năm mới đến trước, còn quà Tết gửi riêng gần Tết, theo lịch hẹn. Cách chuẩn bị quà cho hai nhóm nhân viên và đối tác được trình bày trong bài viết Hộp quà Tết cho nhân viên và cho đối tác nên khác nhau ở đâu.

So sánh hai cách và thứ tự chốt mẫu

Đặt hai cách cạnh nhau, khác biệt nằm ở chi phí bao bì, chi phí vận chuyển, số lần trao và thời điểm người nhận bắt đầu dùng lịch.

Nếu chọn gộp chung, thứ tự chốt mẫu rất quan trọng: chốt mẫu lịch trước, rồi mới thiết kế hộp quà theo kích thước của lịch. Đặt hộp trước rồi mới chọn lịch là thứ tự dễ dẫn đến lịch không vừa hộp, và lúc đó chỉ còn cách tách riêng, với chi phí của cả hai cách.

Mốc thời gian chuẩn bị cho từng khâu của đơn quà Tết, từ chốt danh sách tới ngày giao, được Tâm Việt tổng hợp trong bài viết Đặt quà Tết từ tháng 10, vì sao đây không phải là quá sớm.

Thiết kế đồng bộ lịch, sổ tay và hộp quà Tết

Dù gộp hay tách, lịch để bàn, sổ tay và hộp quà Tết nên được thiết kế như một bộ. Khi ba món dùng cùng màu nhận diện, cùng cách đặt logo và cùng tinh thần hình ảnh, người nhận nhận ra chúng đến từ một doanh nghiệp, kể cả khi được trao vào hai thời điểm khác nhau.

Lịch để bàn còn là món quà có thể mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp suốt cả năm. Những ngày đáng nhớ như ngày thành lập công ty, ngày hội nhân viên hay các sự kiện nội bộ có thể được đánh dấu ngay trên các trang lịch. Sổ tay năm mới có thể ép logo trên bìa, kèm một trang mở đầu ghi thông điệp năm mới của ban lãnh đạo.

Về loại lịch, lịch để bàn dạng gấp tam giác hợp với bàn làm việc văn phòng, lịch treo tường hợp với không gian chung, còn lịch kết hợp sổ kế hoạch hợp với người cần ghi chú công việc hằng tuần. Với doanh nghiệp có cam kết về môi trường, sổ tay giấy tái chế là một lựa chọn đáng cân nhắc, được trình bày trong bài viết Bình giữ nhiệt tre và sổ tay giấy tái chế, món nào giữ chân người nhận lâu hơn.

Lịch và sổ tay in theo thiết kế riêng cũng cần thời gian duyệt bản in và sản xuất, nên thường được đặt cùng lúc với hộp quà Tết, hoặc sớm hơn nếu chọn trao riêng từ đầu tháng 12.

Gộp hay tách, điều quan trọng là sự đồng bộ

Quy tắc đơn giản: người nhận giống nhau thì gộp, khác nhau thì tách. Với lịch để bàn, thời điểm nhận cũng quan trọng không kém, vì một cuốn lịch đến tay sớm sẽ được dùng trọn vẹn cả năm mới.

Dù gộp hay tách, sự đồng bộ giữa hộp quà, lịch và thiệp giúp mỗi món quà cùng nói một ngôn ngữ thương hiệu. Đó cũng là cách Quà Tâm Việt thiết kế catalog quà Tết 2027, nơi set quà được chia theo đối tượng nhận, cân theo ngân sách và thiết kế theo màu thương hiệu của từng doanh nghiệp.