Đặt quà ở xưởng sản xuất hay đơn vị trọn gói, chọn thế nào

Xưởng sản xuất và đơn vị quà tặng trọn gói khác nhau ở đâu

Khi cần đặt quà tặng số lượng lớn, doanh nghiệp thường cân nhắc hai hướng: đặt thẳng ở xưởng sản xuất để có giá tốt, hoặc làm việc với một đơn vị quà tặng trọn gói lo từ thiết kế tới giao hàng. Hai hướng phục vụ hai nhu cầu khác nhau, và chọn sai thường không thể hiện ở giá mà ở thời gian, chất lượng và sự đồng bộ của món quà.

Xưởng sản xuất thường chuyên một nhóm sản phẩm hoặc một khâu: xưởng in hộp, xưởng may đồng phục, xưởng khắc laser, xưởng gia công đồ da. Đơn vị trọn gói làm việc với nhiều xưởng như vậy, thiết kế set quà theo nhận diện của doanh nghiệp, phối các món từ nhiều nguồn, kiểm tra, đóng gói và giao tới tay người nhận.

Câu trả lời ngắn gọn: đặt thẳng ở xưởng hợp với đơn hàng một loại sản phẩm, số lượng lớn, khi doanh nghiệp đã có thiết kế và người theo dõi sản xuất. Đơn vị trọn gói hợp với set quà nhiều món, nhiều chất liệu, cần thiết kế theo thương hiệu, hoặc giao tới nhiều điểm.

Đặt thẳng ở xưởng: giá tốt, đổi lại phải tự quản lý

Điểm mạnh là chi phí sản xuất. Không qua khâu trung gian, giá mỗi sản phẩm thường tốt hơn, nhất là với đơn hàng lớn một loại như 1.000 áo đồng phục hay 2.000 hộp giấy in logo. Doanh nghiệp làm việc trực tiếp với người sản xuất, nên trao đổi kỹ thuật cũng nhanh hơn.

Đổi lại là phần việc doanh nghiệp phải tự làm. Phần lớn xưởng không thiết kế, nên doanh nghiệp cần tự chuẩn bị file thiết kế đúng kỹ thuật in của xưởng. Số lượng tối thiểu ở xưởng thường cao hơn, vì máy móc chỉ có lãi khi chạy đủ lô. Với set quà nhiều món, doanh nghiệp phải làm việc với nhiều xưởng cùng lúc, mỗi nơi một tiến độ, rồi tự đóng gói thành set.

Rủi ro hay gặp nhất là lệch màu và lệch tiến độ. Logo in ở xưởng hộp và logo thêu ở xưởng may có thể lệch màu rõ rệt, vì mỗi nơi dùng vật liệu và cách pha màu riêng. Chỉ cần một xưởng giao trễ, cả set quà trễ theo. Trong mùa cao điểm cuối năm, xưởng cũng ưu tiên những khách hàng đặt số lượng lớn và đặt sớm.

Với đồng phục, khác biệt giữa thêu và in, và cách chọn theo chất liệu vải, được trình bày trong bài viết Thêu logo hay in logo lên đồng phục, khác biệt nằm ở đâu ngoài giá thành.

Đơn vị trọn gói: một đầu mối cho nhiều xưởng

Điểm mạnh là sự đồng bộ và thời gian tiết kiệm. Một đầu mối thiết kế set quà theo nhận diện, chọn sản phẩm, làm việc với các xưởng, duyệt màu giữa các chất liệu, đóng gói và giao. Doanh nghiệp chỉ cần duyệt phương án, xem mẫu thật và nhận thành phẩm.

Phù hợp với những đơn hàng phức tạp: set quà Tết gồm hộp in, thực phẩm, thiệp và ruy băng; welcome kit gồm túi, sổ, bút, bình giữ nhiệt; đơn hàng cần giao tới nhiều chi nhánh hay tận nhà nhân viên; hoặc cần khắc tên theo danh sách dài.

Đổi lại, giá mỗi phần thường nhỉnh hơn so với tổng giá mua lẻ từ từng xưởng, vì đã gồm thiết kế, quản lý và đóng gói. Khi so sánh, nên tính cả số giờ làm việc doanh nghiệp tiết kiệm được, không chỉ so giá sản phẩm.

Với welcome kit, phép tính cụ thể về thời gian quản lý giữa tự mua từng món và đặt trọn gói được trình bày trong bài viết Tự mua từng món hay đặt welcome kit trọn gói, cách nào tiết kiệm hơn.

So sánh hai hướng và khi nào nên chọn

Chọn đặt thẳng ở xưởng khi đơn hàng chỉ một loại sản phẩm, số lượng lớn, doanh nghiệp đã có thiết kế hoàn chỉnh và có người theo dõi sản xuất. Chọn đơn vị trọn gói khi đơn hàng gồm nhiều món, cần thiết kế theo nhận diện, giao nhiều điểm, hoặc bộ phận phụ trách không có thời gian làm việc với nhiều nơi.

Nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai: đồng phục số lượng lớn đặt thẳng ở xưởng may, còn quà Tết và welcome kit giao cho đơn vị trọn gói. Dù chọn hướng nào, mùa cao điểm cuối năm luôn có mốc chốt đơn, được tổng hợp trong bài viết Chốt đơn quà Tết trễ nhất là ngày nào, qua mốc này xưởng từ chối nhận thêm.

Sáu điều kiểm tra để chọn xưởng sản xuất quà tặng uy tín

Dù đặt thẳng ở xưởng hay qua đơn vị trọn gói, chất lượng cuối cùng vẫn phụ thuộc vào xưởng thực hiện. Sáu điều dưới đây giúp đánh giá một xưởng trước khi giao đơn hàng lớn:

1. Có mẫu thật trước khi sản xuất. Xưởng làm việc nghiêm túc luôn làm mẫu cho khách duyệt, và giữ mẫu đó làm căn cứ đối chiếu khi giao hàng.
2. Cho xem nơi sản xuất hoặc sản phẩm đã làm. Một buổi tham quan xưởng, hoặc ảnh và video thực tế các đơn hàng trước, nói nhiều hơn hồ sơ năng lực.
3. Báo rõ năng lực trong mùa cao điểm. Hỏi thẳng xưởng nhận được bao nhiêu đơn trong tháng 12 và tháng 1, và thời gian sản xuất thực tế cho số lượng của doanh nghiệp.
4. Có hợp đồng và chứng từ đầy đủ. Hợp đồng ghi rõ quy cách, màu, số lượng, thời gian giao, và cách xử lý khi hàng lỗi.
5. Cam kết xử lý lỗi in, lỗi khắc. Thỏa thuận trước tỷ lệ hàng lỗi chấp nhận được và thời gian làm lại.
6. Phản hồi rõ ràng ngay từ đầu. Cách xưởng trả lời câu hỏi kỹ thuật trong lần trao đổi đầu tiên thường phản ánh cách họ xử lý sự cố về sau.

Nếu đặt qua đơn vị trọn gói, sáu điều này vẫn hỏi được, chỉ khác là người trả lời là đơn vị trọn gói thay vì xưởng. Một đơn vị làm việc nghiêm túc sẽ cho biết món nào làm ở đâu, mẫu được duyệt thế nào, và ai chịu trách nhiệm khi một món trong set bị lỗi. Câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này quan trọng hơn mọi lời giới thiệu trong hồ sơ năng lực.

Chọn theo đơn hàng, không chỉ theo giá

Xưởng sản xuất và đơn vị trọn gói không thay thế nhau, mà phục vụ hai kiểu đơn hàng khác nhau. Câu hỏi nên đặt không phải nơi nào rẻ hơn, mà đơn hàng của doanh nghiệp là một loại sản phẩm hay một set quà nhiều món, và doanh nghiệp có đủ người để tự quản lý sản xuất hay không.

Quà Tâm Việt làm việc theo hướng trọn gói: thiết kế set quà theo màu thương hiệu, duyệt mẫu thật trước khi sản xuất, đóng gói và giao tới văn phòng hoặc tận nhà người nhận. Các set quà đang có được giới thiệu trong catalog quà tặng doanh nghiệp.