Quà tặng đối tác nước ngoài cao cấp, chọn theo dịp và văn hóa

Quà tặng đối tác nước ngoài cao cấp chọn theo dịp và quốc gia

Quà tặng đối tác nước ngoài cao cấp là món quà doanh nghiệp Việt Nam trao cho đối tác quốc tế trong những dịp gặp gỡ quan trọng: đón đoàn khách đến làm việc, ký kết hợp tác, hay đến thăm đối tác ở nước ngoài. Khác với quà cuối năm vốn gắn với một thời điểm cố định, quà trong những dịp này xuất hiện quanh năm, và thường được chuẩn bị trong thời gian ngắn trước mỗi cuộc gặp.

Câu trả lời ngắn gọn: món quà phù hợp nhất là món mang dấu ấn Việt Nam qua chất liệu, gọn nhẹ để người nhận mang về nước, có giá trị vừa phải, và không phạm vào những điều kiêng kỵ trong văn hóa của người nhận. Hai yếu tố quyết định lựa chọn là dịp gặp gỡ và quốc gia của đối tác.

Cùng một chiếc khăn lụa có thể là món quà rất hợp với đối tác châu Âu đến thăm văn phòng, nhưng cần chọn lại hoa văn và màu sắc khi tặng một đối tác Trung Đông. Cùng một set quà, trao trong buổi ký kết và mang theo trong chuyến công tác cũng cần cách đóng gói khác nhau.

Các tiêu chí chung khi chọn quà cho đối tác quốc tế, như trung tính về văn hóa và thể hiện nguồn gốc Việt Nam qua chất liệu, được trình bày trong bài viết Đối tác quốc tế không đón Tết Nguyên Đán, quà tặng cuối năm nên khác đi thế nào. Bài này đi vào từng dịp và từng thị trường cụ thể.

Quà đón đoàn khách quốc tế đến Việt Nam

Khi đoàn khách quốc tế đến làm việc, quà thường được trao vào cuối buổi làm việc hoặc trong bữa tiệc chiêu đãi. Điều cần nhớ đầu tiên: khách còn một chuyến bay về nước, nên món quà phải gọn, nhẹ, không dễ vỡ và không phải chất lỏng dung tích lớn.

Quà cho trưởng đoàn. Nên được chuẩn bị riêng, ở mức cao hơn các thành viên, ví dụ sổ da khắc tên hay một món quà thủ công Việt Nam đặt trong hộp cứng có lớp lót. Quà được trao bởi người đứng đầu doanh nghiệp, kèm vài lời ngắn về mối quan hệ hợp tác.

Quà cho các thành viên đoàn. Nên đồng nhất, để không ai cảm thấy bị phân biệt: một set cà phê Việt đóng gói đẹp, một chiếc khăn lụa hoa văn, hay một món phụ kiện bàn làm việc có logo đặt kín đáo.

Với đoàn khách, danh sách thành viên thường thay đổi tới sát ngày, nên chuẩn bị dư một hai phần không khắc tên. Nếu khắc tên, cần xác nhận cách viết tên nước ngoài với bộ phận phụ trách lịch làm việc của đoàn, vì một chữ cái sai trên tên người nhận là lỗi dễ thấy nhất. Một tấm thiệp song ngữ, giới thiệu ngắn về chất liệu hay câu chuyện phía sau món quà, giúp khách hiểu và kể lại về món quà khi về nước. Thêm ý tưởng quà có câu chuyện Việt được tổng hợp trong bài viết Quà tặng doanh nghiệp độc đáo, ý tưởng theo dịp và người nhận.

Quà trong buổi ký kết và kỷ niệm hợp tác

Buổi ký kết. Một cách làm đẹp là dùng chính cây bút ký kim loại khắc tên người ký và ngày ký trong buổi lễ, rồi tặng lại làm kỷ niệm. Cây bút gắn với khoảnh khắc ký kết, và thường được người nhận giữ lại rất lâu. Nếu buổi ký kết có đại diện hai bên, nên chuẩn bị một cây bút cho mỗi người ký.

Kỷ niệm hợp tác lâu năm. Với đối tác đã gắn bó nhiều năm, một kỷ niệm chương khắc logo của cả hai bên và năm bắt đầu hợp tác là món quà nói về mối quan hệ rõ hơn mọi món quà đắt tiền. Loại để bàn hợp với người đại diện, loại treo tường hợp với văn phòng của đối tác, nơi nhiều người cùng thấy.

Những món quà này thường xuất hiện trong ảnh truyền thông của cả hai doanh nghiệp, nên logo của đối tác phải đúng màu, đúng tỷ lệ theo bộ nhận diện của họ. Nên gửi bản mẫu cho bộ phận truyền thông của đối tác duyệt trước, việc này vừa tránh sai sót, vừa cho thấy sự tôn trọng với thương hiệu của họ.

Cách chọn kỷ niệm chương để bàn hay treo tường theo nơi trưng bày được trình bày trong bài viết Kỷ niệm chương để bàn hay treo tường, chất liệu nào quyết định điều đó.

Quà mang theo khi đi công tác nước ngoài

Khi đến thăm đối tác ở nước ngoài, quà phải đi cùng hành lý, nên kích thước, trọng lượng và quy định hàng không quan trọng ngang với chính món quà.

• Chọn hộp gọn và nhẹ. Một hộp vừa với vali xách tay dễ mang hơn nhiều so với hộp quà Tết cỡ lớn.
• Tránh chất lỏng dung tích lớn trong hành lý xách tay, vì phần lớn sân bay giới hạn mỗi chai không quá 100 ml.
• Sạc dự phòng và thiết bị có pin lithium phải để trong hành lý xách tay, không được ký gửi, và cần dưới ngưỡng dung lượng hãng bay cho phép.
• Đồ dễ vỡ như pha lê, gốm nên mang theo người, bọc nhiều lớp, thay vì ký gửi.
• Hộp quà có thể bị mở ra kiểm tra tại sân bay. Mang theo giấy gói và ruy băng riêng để gói lại trước khi trao.

Với thực phẩm như cà phê hay trà, nên kiểm tra quy định nhập cảnh của nước đến, vì một số nước kiểm soát chặt thực phẩm mang theo. Cà phê rang đóng gói kín thường dễ mang hơn sản phẩm tươi hay tự làm. Các lưu ý về dung lượng pin của sạc dự phòng được trình bày trong bài viết Tặng sạc dự phòng tại hội nghị khách hàng, nên tránh lỗi nào.

Lưu ý văn hóa theo từng thị trường

Mỗi nền văn hóa có những điều kiêng kỵ riêng trong việc tặng và nhận quà. Bảng dưới đây tổng hợp những điều phổ biến nhất, nên tham khảo thêm ý kiến của người phụ trách mối quan hệ, vì thói quen còn khác nhau theo từng doanh nghiệp và từng người.

Bảng này cũng cho thấy vì sao cần hỏi kỹ chất liệu: một cuốn sổ da hay chiếc ví da rất hợp với đối tác châu Âu, nhưng cần đổi sang bìa vải hoặc bìa giấy cao cấp khi tặng đối tác Trung Đông hay Ấn Độ. Với đối tác châu Âu và Bắc Mỹ, nhiều tập đoàn có quy định chống hối lộ giới hạn giá trị quà được nhận, nên thiết kế tinh tế quan trọng hơn giá tiền.

Người nhận ở nhiều nước phương Tây thường mở quà ngay trước mặt người tặng, trong khi ở nhiều nước châu Á, quà thường được cất đi và mở sau. Biết trước điều này giúp buổi trao quà diễn ra tự nhiên. Những dấu hiệu của một món quà cao cấp và cách cá nhân hóa được trình bày trong bài viết Quà tặng doanh nghiệp cao cấp, chọn theo người nhận và chất liệu.

Một món quà mang câu chuyện Việt Nam đi xa

Quà tặng đối tác nước ngoài cao cấp không cần đắt, nhưng cần đúng: đúng dịp, gọn nhẹ để mang về, không phạm vào điều kiêng kỵ của người nhận, và kể được một câu chuyện về Việt Nam qua chất liệu. Một chiếc khăn lụa, một gói cà phê kèm tấm thiệp song ngữ, hay cây bút dùng trong buổi ký kết, đều có thể trở thành kỷ vật của mối quan hệ.

Đó cũng là tinh thần Quà Tâm Việt gửi gắm trong catalog quà tặng doanh nghiệp: món quà mang dấu ấn Việt qua chất liệu, cá nhân hóa theo từng người nhận, và thiết kế theo màu nhận diện của từng doanh nghiệp.