Welcome kit nên tính ngân sách thế nào, ba mức doanh nghiệp nên chọn

Welcome kit cho nhân viên mới là gì

Welcome kit là set quà tặng dành cho nhân viên mới trong ngày đầu nhận việc, thường được chuẩn bị sẵn để trao ngay tại buổi giới thiệu công ty, hoặc gửi trước một ngày. Thành phần phổ biến gồm túi hoặc balo, sổ tay, bút, bình giữ nhiệt và một vài vật dụng in logo doanh nghiệp.

Welcome kit khác với quà tặng dịp lễ ở chỗ nó gắn với một thời điểm cố định là ngày nhận việc, và thành phần thiên về vật dụng dùng được ngay trong tuần làm việc đầu tiên. Mục đích không phải tạo ấn tượng về giá trị món quà, mà giúp nhân viên mới có đủ thứ cần dùng, và cảm thấy được chuẩn bị chu đáo từ trước.

Với nhiều người, ngày đầu tiên ở một nơi làm việc mới thường đi kèm chút bỡ ngỡ. Một set quà đã đặt sẵn trên bàn làm việc, có tên công ty và một lời chào, giúp khoảnh khắc ấy trở nên nhẹ nhàng hơn, và là điều người mới thường kể lại khi được hỏi về ngày đầu đi làm.

Với doanh nghiệp, một welcome kit được chuẩn bị chu đáo mang lại ba giá trị rõ ràng. Người mới hòa nhập nhanh hơn, vì có sẵn những vật dụng cần dùng trong tuần đầu. Hình ảnh nhà tuyển dụng chỉn chu hơn trong mắt người mới, và cả trong những gì họ kể lại với người quen. Và người mới tự tin hơn khi bắt đầu, vì cảm nhận được mình đã được chờ đón từ trước.

Ngân sách không phải con số đầu tiên cần quyết

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng câu hỏi nên chi bao nhiêu cho mỗi set welcome kit. Nhưng con số đó phụ thuộc vào ba yếu tố khác: đối tượng nhận, số lượng mỗi đợt tuyển, và thời điểm trao.

Cùng mức 500.000 đồng, một set cho thực tập sinh và một set cho quản lý mới có thành phần khác hẳn nhau. Cùng một set, đặt 20 bộ và đặt 200 bộ có giá mỗi bộ khác nhau. Cùng một set, trao tại văn phòng và gửi tận nhà có chi phí đóng gói, vận chuyển khác nhau.

Vì vậy, thứ tự hợp lý là xác định đối tượng nhận trước, rồi tới số lượng và cách trao, cuối cùng mới tính ngân sách và chọn thành phần. Đây là thứ tự ngược với cách nhiều doanh nghiệp đang làm, và là lý do nhiều set welcome kit vừa tốn ngân sách vừa ít được dùng.

Một câu hỏi đơn giản giúp xác định đối tượng: trong tuần làm việc đầu tiên, người nhận sẽ cần những gì nhất. Với nhân viên văn phòng là sổ, bút, bình nước. Với nhân viên kỹ thuật là phụ kiện làm việc. Với người làm việc từ xa là những món dùng được tại nhà.

Gộp lại, quy trình chọn welcome kit cho nhân viên mới có thể đi theo năm bước:

1. Xác định các nhóm người nhận: thực tập sinh, nhân viên chính thức, cấp quản lý, người làm việc từ xa.
2. Ước tính số lượng mỗi nhóm trong năm, gộp các đợt tuyển nếu có thể để đạt mức giá tốt hơn.
3. Chọn cách trao: tại văn phòng, theo nhóm trong buổi giới thiệu, hay gửi tận nhà.
4. Chọn mức ngân sách và thành phần cho từng nhóm theo bảng ba mức ngân sách bên dưới.
5. Duyệt mẫu in logo trên từng chất liệu, rồi mới sản xuất.

Với doanh nghiệp tuyển dụng quanh năm, nên chuẩn bị sẵn một mẫu cố định cho mỗi nhóm và đặt theo đợt. Cách này giữ welcome kit đồng nhất giữa các đợt tuyển, và rút ngắn thời gian chuẩn bị cho mỗi lần có người mới.

Một điểm nhỏ nhưng nên có: tấm thiệp chào mừng ký tên trưởng bộ phận hoặc ban lãnh đạo. Chi phí gần như không đáng kể, nhưng là thứ biến một set vật dụng thành một lời chào thật sự.

Ba mức ngân sách welcome kit phổ biến

Dựa trên đối tượng nhận, ngân sách welcome kit thường rơi vào ba mức, mỗi mức có cách chọn thành phần riêng.

Dưới 300.000 đồng, nên tập trung vào chất lượng của một hai món chính, thay vì chia đều cho nhiều món. Một chiếc túi vải tốt in logo rõ nét sẽ được dùng lâu hơn nhiều so với năm món nhỏ chất lượng trung bình.

Từ 300.000 đến 900.000 đồng là mức phổ biến nhất cho nhân viên chính thức. Có thể thêm bình giữ nhiệt, hoặc với vị trí kỹ thuật thì thay bằng phụ kiện làm việc. Đây cũng là mức cho phép in logo trên nhiều chất liệu khác nhau mà không làm tăng chi phí quá nhiều.

Trên 900.000 đồng dành cho cấp quản lý. Vì số lượng ít nên khắc tên riêng từng người là khả thi, và đây thường là chi tiết được ghi nhớ nhiều hơn giá trị món quà. Khác biệt giữa set nhân viên và set quản lý được trình bày kỹ trong bài viết Quản lý mới cũng cần welcome kit, nhưng khác nhân viên ở điểm nào.

Những hiểu lầm thường gặp khi chuẩn bị welcome kit

Welcome kit càng nhiều món càng tốt. Thực tế ngược lại. Bốn món chất lượng dùng được ngay tạo ấn tượng tốt hơn tám món mỗi thứ một ít, và nhân viên mới cũng không có chỗ cất nhiều đồ trong ngày đầu.

Chỉ cần chuẩn bị trước ngày nhận việc vài hôm. Đơn in logo số lượng lớn cần từ 2 đến 3 tuần. Với đợt tuyển theo nhóm, nên chốt số lượng ngay khi có kế hoạch tuyển, không chờ có danh sách chính thức.

Một mẫu dùng chung cho mọi vị trí là đủ. Với doanh nghiệp tuyển nhiều nhóm khác nhau, một mẫu chung sẽ thừa với nhóm này và thiếu với nhóm kia. Chia hai đến ba mức theo nhóm nhân sự hợp lý hơn.

Ngân sách thấp thì không làm được welcome kit. Dưới 300.000 đồng vẫn đủ cho một set ba món dùng được. Điều quan trọng là chọn đúng món, không phải mức chi.

Với đợt tuyển số lượng lớn, cách tính chi phí và những khoản dễ bị bỏ sót được phân tích trong bài viết Tuyển 50 thực tập sinh một lúc, welcome kit nên tính chi phí thế nào.

Câu hỏi thường gặp về welcome kit

Welcome kit gồm những gì?

Phổ biến nhất là túi hoặc balo, sổ tay, bút, bình giữ nhiệt và một vài vật dụng in logo doanh nghiệp, kèm tấm thiệp chào mừng ký tên quản lý trực tiếp. Vị trí kỹ thuật có thể thay một món bằng phụ kiện bàn làm việc, cấp quản lý có thể thêm phần khắc tên riêng.

Nên trao welcome kit vào lúc nào?

Ngày đầu nhận việc, đặt sẵn trên bàn làm việc hoặc trao trong buổi giới thiệu công ty. Với nhân viên làm việc từ xa, nên gửi trước ngày nhận việc từ 3 tới 10 ngày tùy khu vực để quà đến đúng ngày.

Chuẩn bị welcome kit mất bao lâu?

Đơn in logo số lượng lớn thường cần khoảng 2 đến 3 tuần. Với đợt tuyển theo nhóm, nên chốt số lượng dự kiến và mẫu thiết kế ngay khi có kế hoạch tuyển, không chờ danh sách chính thức.

Ngân sách cho một welcome kit bao nhiêu là hợp lý?

Thường chia ba mức: dưới 300.000 đồng cho thực tập sinh và đợt tuyển số lượng lớn, từ 300.000 đến 900.000 đồng cho nhân viên chính thức, và trên 900.000 đồng cho cấp quản lý.

Một lời chào đúng lúc

Sau mỗi đợt tuyển, một câu hỏi ngắn gửi nhân viên mới về món nào được dùng nhiều nhất trong set sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh thành phần cho đợt sau, để ngân sách dồn vào những món thật sự hữu ích.

Chọn welcome kit bắt đầu từ việc xác định người nhận, sau đó mới đến ngân sách và thành phần. Với đợt tuyển theo nhóm, chốt phương án sớm là điều kiện để có đủ thời gian sản xuất và in logo.

Ngày làm việc đầu tiên của một nhân viên mới cũng là lời chào đầu tiên của doanh nghiệp. Một welcome kit được chuẩn bị chu đáo nói với người mới rằng doanh nghiệp đã sẵn sàng đón họ, trước cả khi họ bước vào văn phòng.

Đó cũng là cách Quà Tâm Việt chuẩn bị các set welcome kit: chọn theo vị trí, thể hiện logo theo bộ nhận diện thương hiệu, đóng gói từng phần quà và giao đến văn phòng hoặc tận nhà người nhận.