Đợt tuyển đầu năm sau đang đến gần, welcome kit nên chuẩn bị từ thời điểm nào

Vì sao welcome kit cho đợt tuyển đầu năm hay bị trễ

Nhiều doanh nghiệp có đợt tuyển lớn ngay sau kỳ nghỉ Tết. Với Tết Đinh Mùi, mùng 1 rơi vào thứ Bảy, 6/2/2027, nhân viên mới thường nhận việc trong khoảng từ ngày 15/2 tới đầu tháng 3/2027.

Nhưng tháng 1 và tháng 2 lại là giai đoạn các xưởng in và gia công kín lịch vì đơn hàng quà Tết, cộng thêm kỳ nghỉ kéo dài khiến số ngày làm việc thực tế giảm mạnh. Khi doanh nghiệp quay lại làm việc sau Tết và mới bắt đầu đặt welcome kit, thời gian còn lại trước ngày nhận việc thường không đủ.

Thời điểm sau Tết cũng là lúc nhiều người chuyển việc, nên số lượng nhân sự mới của đợt này thường lớn hơn các tháng khác trong năm. Đợt tuyển càng lớn, welcome kit càng cần chuẩn bị theo kế hoạch thay vì xử lý theo từng người nhận việc.

Đây cũng là giai đoạn bận rộn nhất của bộ phận Nhân sự: vừa tổng kết năm cũ, vừa chuẩn bị đón nhân sự mới. Welcome kit vì vậy dễ bị đẩy xuống cuối danh sách việc cần làm, cho tới khi chỉ còn vài ngày trước đợt nhận việc.

Chuẩn bị welcome kit cho đợt tuyển đầu năm mất bao lâu

Một đơn welcome kit cho đợt tuyển đầu năm thường đi qua bốn khâu:

Cộng lại khoảng 3 đến 4 tuần làm việc, chưa tính kỳ nghỉ Tết kéo dài một đến hai tuần. Nếu bắt đầu sau Tết, đơn hàng còn phải xếp sau những đơn tồn từ trước kỳ nghỉ, nên thời gian thực tế thường dài hơn.

Cách an toàn nhất là hoàn tất khâu duyệt mẫu trước kỳ nghỉ. Khi mẫu đã duyệt, xưởng có thể sản xuất ngay trong những ngày làm việc cuối năm, hoặc bắt tay vào ngay khi quay lại sau Tết, mà không phải chờ thêm một vòng trao đổi nào.

Điểm khác của đợt tuyển đầu năm là kỳ nghỉ Tết nằm chen giữa quy trình. Một đơn đặt cuối tháng 1 có thể chỉ kịp duyệt mẫu trước Tết, rồi phần sản xuất phải chờ tới khi xưởng hoạt động trở lại.

Mốc nên chốt: tháng 12

Nên chốt số lượng dự kiến và mẫu thiết kế welcome kit trong tháng 12, trước kỳ nghỉ Tết. Khi đó, xưởng lên kế hoạch sản xuất song song với đơn hàng quà Tết, thay vì phải xếp hàng sau.

Không cần chờ danh sách nhân sự chính thức. Số lượng ước tính thường điều chỉnh được sau, miễn báo trước một tuần. Thứ cần chốt trong tháng 12 là mẫu sản phẩm, thiết kế logo và số lượng dự kiến, đủ để xưởng giữ lịch sản xuất.

Một cách làm hiệu quả là gộp đơn welcome kit đầu năm vào cùng đợt làm việc với đơn quà Tết của doanh nghiệp. Cùng một nhà cung cấp, cùng một lần duyệt nhận diện thương hiệu, và hai đơn hàng được lên lịch sản xuất cùng lúc. Lý do tháng 10 là thời điểm hợp lý cho đơn quà Tết được phân tích trong bài viết Đặt quà Tết từ tháng 10, vì sao đây không phải là quá sớm.

Welcome kit đặt trước Tết có thể được giao và lưu tại văn phòng trong kỳ nghỉ. Khác với hộp quà Tết có thực phẩm, các món trong welcome kit như túi, sổ, bình giữ nhiệt không có hạn sử dụng, nên việc lưu kho vài tuần không ảnh hưởng chất lượng.

Số lượng welcome kit nên đặt dư bao nhiêu

Đợt tuyển đầu năm thường có số người nhận việc thấp hơn danh sách trúng tuyển, vì một số người thay đổi kế hoạch sau Tết. Nhưng cũng có trường hợp doanh nghiệp tuyển bổ sung ngay sau đó để bù phần thiếu.

Vì vậy, nên đặt dư khoảng 10 đến 15 phần trăm so với số lượng dự kiến. Phần dư không lãng phí, vì sẽ được dùng cho đợt tuyển bổ sung trong quý, hoặc cho những người nhận việc lẻ trong vài tháng tiếp theo.

Với set có áo đồng phục, phần dư nên chia đều theo các cỡ phổ biến, thay vì dồn vào một cỡ. Với set có khắc tên riêng, phần dư để trống tên, và chỉ khắc khi có người nhận cụ thể.

Đặt dư cũng giúp doanh nghiệp đạt bậc giá tốt hơn. Cách tính chi phí theo bậc số lượng được trình bày trong bài viết Tuyển 50 thực tập sinh một lúc, welcome kit nên tính chi phí thế nào.

Hệ quả khi trễ và phương án khi đã sát ngày

Khi welcome kit cho đợt tuyển đầu năm được đặt trễ, doanh nghiệp thường gặp bốn hệ quả:

• Xưởng kín lịch trong vài tuần đầu sau Tết, phải chờ hoặc chịu phí gấp.
• Chỉ chọn được mẫu có sẵn, không đặt riêng theo thiết kế.
• Nhân viên mới nhận việc mà chưa có welcome kit, phải bù bằng phương án tạm.
• Bộ phận Nhân sự phải xử lý gấp đúng lúc đang bận nhất đầu năm.

Nếu biết chắc welcome kit sẽ đến sau ngày nhận việc, nên thông báo trước với nhân viên mới bằng một thư chào mừng, kèm lời hẹn món quà sẽ đến trong tuần. Một lời giải thích đúng lúc giữ được thiện cảm tốt hơn nhiều so với một ngày đầu tiên trống trơn.

Khi đã sát ngày, vẫn còn ba phương án. Thứ nhất, chia làm hai đợt: món chính như balo và sổ giao trước, các món còn lại bổ sung sau, để nhân viên mới vẫn có đủ đồ dùng trong tuần đầu. Thứ hai, dùng mẫu có sẵn không in logo cho đợt đầu, in logo cho đợt sau, rút ngắn toàn bộ khâu duyệt mẫu và in ấn. Thứ ba, nếu chỉ vài người, đặt lẻ ở mức giá cao hơn thay vì chờ đơn lớn, vì chênh lệch chi phí không đáng kể với số lượng nhỏ.

Chuẩn bị trước, đón người mới trọn vẹn

Khi kế hoạch tuyển dụng năm mới được duyệt vào cuối năm, đó cũng là lúc nên đưa welcome kit vào danh sách việc cần chốt, cùng với ngân sách tuyển dụng và lịch nhận việc.

Welcome kit cho đợt tuyển đầu năm nên chốt trong tháng 12, trước khi xưởng bước vào cao điểm quà Tết và kỳ nghỉ kéo dài. Chốt sớm không đòi hỏi phải có danh sách chính thức, số lượng ước tính là đủ để bắt đầu.

Ngày làm việc đầu tiên của một nhân viên mới cũng là lời chào đầu tiên của doanh nghiệp. Một welcome kit được chuẩn bị chu đáo nói với người mới rằng doanh nghiệp đã sẵn sàng đón họ, trước cả khi họ bước vào văn phòng.

Đó cũng là cách Quà Tâm Việt chuẩn bị các set welcome kit: chọn theo vị trí, thể hiện logo theo bộ nhận diện thương hiệu, đóng gói từng phần quà và giao đến văn phòng hoặc tận nhà người nhận.