Quà tặng khách hàng và đối tác doanh nghiệp, chọn theo mối quan hệ

Quà tặng khách hàng và đối tác nên bắt đầu từ đâu

Quà tặng khách hàng và đối tác doanh nghiệp là cách doanh nghiệp tri ân những mối quan hệ đã tạo nên kết quả kinh doanh, và vun đắp những mối quan hệ sẽ tạo nên kết quả của năm tới. Khác với quà nhân viên vốn đồng đều cho số đông, quà khách hàng và đối tác cần chọn theo từng mối quan hệ.

Câu trả lời ngắn gọn: nên đi theo bốn bước. Phân nhóm khách hàng, đối tác theo mức độ quan hệ. Xác định dịp tặng cho từng nhóm. Chọn mức quà và loại quà theo nhóm. Cuối cùng là cá nhân hóa và chọn người trao. Làm đúng thứ tự này, ngân sách được dồn vào đúng chỗ, và mỗi món quà đến tay người nhận với đúng mức trang trọng.

Nhiều doanh nghiệp làm ngược lại: chọn một món quà chung rồi gửi cho cả danh sách. Cách đó đơn giản, nhưng đối tác chiến lược nhận cùng món quà với một khách hàng mới giao dịch lần đầu, và cả hai đều khó cảm nhận được sự quan tâm riêng.

Phân nhóm khách hàng và đối tác để chọn mức quà

Bước phân nhóm quyết định phần lớn chất lượng của một chương trình quà tặng. Có thể chia theo năm nhóm dưới đây, mức chi tham khảo theo các mức quà đang có trong catalog của Tâm Việt.

Với khách hàng tiềm năng đang trong giai đoạn trao đổi, nên tránh quà có giá trị cao, vì dễ bị hiểu là tác động tới quyết định hợp tác. Một vật phẩm nhỏ, hữu ích, nhận tại sự kiện hay buổi gặp đầu tiên là đủ.

Danh sách nên được rà lại mỗi năm. Một khách hàng mới năm ngoái có thể đã trở thành khách hàng thường xuyên, và mức quà cũng nên thay đổi theo. Cách phân bổ ngân sách giữa các mức quà theo cùng nguyên tắc với quà Tết theo cấp bậc, được phân tích trong bài viết Ngân sách quà Tết tính theo đầu người hay theo cấp bậc, cách nào hợp lý hơn.

Những dịp nên tặng quà khách hàng và đối tác

Tết Nguyên Đán. Dịp tặng quà lớn nhất trong năm, gần như mọi nhóm khách hàng và đối tác đều nhận quà. Nên chuẩn bị từ tháng 10 để kịp thiết kế theo màu thương hiệu.

Kỷ niệm hợp tác. Mốc một năm, năm năm hay mười năm hợp tác là dịp tặng quà ít doanh nghiệp tận dụng, nhưng lại mang ý nghĩa riêng nhất. Một món quà khắc năm bắt đầu hợp tác nói về mối quan hệ rõ hơn mọi món quà Tết.

Ký kết hợp đồng lớn hoặc khởi động dự án. Một phần quà nhỏ kèm thiệp cảm ơn ngay sau buổi ký kết giúp mở đầu dự án trong không khí tốt.

Hội nghị khách hàng, sự kiện ra mắt. Quà tặng tại sự kiện nên thiết thực, dùng được ngay, như sạc dự phòng, sổ tay hay bình giữ nhiệt.

Cuối năm dương lịch với đối tác nước ngoài. Đối tác ở các thị trường không đón Tết âm lịch nên nhận quà trước kỳ nghỉ cuối tháng 12 của họ. Cách chọn quà và mốc gửi được trình bày trong bài viết Đối tác quốc tế không đón Tết Nguyên Đán, quà tặng cuối năm nên khác đi thế nào.

Dịp riêng của người phụ trách bên đối tác. Thăng chức, chuyển công tác hay một cột mốc cá nhân, với những mối quan hệ đủ gần, là dịp một lời chúc kèm món quà nhỏ được nhớ rất lâu.

Gợi ý quà tri ân theo từng nhóm

Với đối tác chiến lược, ưu tiên quà có chất liệu thật và cá nhân hóa: sổ da khắc tên kèm một dòng ghi nhận về chặng đường hợp tác, set công nghệ cao cấp trong hộp riêng, hay hộp gỗ khắc tên với các sản phẩm chọn lọc bên trong.

Với khách hàng lâu năm và thường xuyên, chọn quà dùng được lâu và có câu chuyện: set cà phê Việt kèm thiệp giới thiệu vùng trồng, khăn lụa hoa văn truyền thống, hay set quà bền vững có tài liệu nguồn gốc vật liệu cho khách hàng quan tâm tới môi trường.

Với khách hàng mới ký hợp đồng, một set quà gọn gàng kèm thiệp chào mừng hợp tác do người phụ trách ký tên là đủ để mở đầu mối quan hệ.

Dù với nhóm nào, logo nên đặt kín đáo, ép nhũ nhỏ trên nắp hộp hay chỉ trên thẻ treo. Với khách hàng và đối tác, món quà nên hướng về người nhận nhiều hơn người tặng. Các tiêu chí chọn quà bền vững cho khách hàng có cam kết ESG được trình bày trong bài viết Quà dán nhãn xanh chưa chắc đạt ESG, 5 tiêu chí cần kiểm tra trước khi đặt.

Quy định cần lưu ý và cách trao quà cho đúng

Tìm hiểu quy định nhận quà của bên kia. Đối tác thuộc khu vực nhà nước chịu quy định nghiêm cấm dùng công quỹ biếu, tặng quà Tết cho lãnh đạo các cấp, còn nhiều tập đoàn nước ngoài giới hạn giá trị quà nhân viên được nhận. Với những đối tác này, quà có thiết kế tinh tế và giá trị vừa phải là lựa chọn an toàn cho cả hai bên.

Tránh tặng quà vào thời điểm nhạy cảm. Khi đối tác đang xét duyệt hồ sơ thầu hay quyết định một hợp đồng với doanh nghiệp, nên hoãn việc tặng quà tới sau khi có kết quả, để món quà không bị hiểu sai ý.

Chọn đúng người trao. Quà đối tác nên được trao bởi người phụ trách trực tiếp mối quan hệ, kèm một lời chúc ngắn. Một món quà gửi qua đơn vị vận chuyển, không kèm lời nhắn nào, mất đi phần lớn ý nghĩa.

Ghi lại lịch sử quà tặng. Lưu lại ai đã nhận món gì, vào dịp nào, ngay trong hệ thống quản lý khách hàng hoặc một bảng theo dõi đơn giản. Năm sau, doanh nghiệp tránh được việc tặng trùng món, và biết nhóm nào cần được quan tâm nhiều hơn.

Mỗi mối quan hệ, một lời tri ân riêng

Quà tặng khách hàng và đối tác hiệu quả nhất khi được chọn theo mối quan hệ, không theo một danh sách chung. Phân nhóm rõ ràng, chọn đúng dịp, cá nhân hóa vừa đủ và trao đúng người là bốn việc giúp mỗi món quà trở thành một lời tri ân thật sự.

Đó cũng là tinh thần Quà Tâm Việt gửi gắm trong catalog quà tặng doanh nghiệp: món quà được chọn theo từng nhóm người nhận, cá nhân hóa theo từng mối quan hệ, và thiết kế theo màu nhận diện của từng doanh nghiệp.